Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, tin học D2K – Schools

Phần mềm D2K-Schools cho phép quản lý các trung tâm ngoại ngữ, du học, tin học trong quá trình tuyển sinh, thi xếp lớp, quá học tập, chuyển lớp. Xếp thời khóa biểu cho giáo viên được thuận tiện nhất. Theo dõi quá trình thu chi học phí cũng như lương giáo viên. Theo dõi quá trình chăm sóc học viên…

Bao gồm các phân hệ:

1. Tuyển sinh
2. Quản lý học viên
3. Quản lý đào tạo
4. Quản lý lớp học
5. Kết quả học tập
6. Quản lý thu chi
7. Quản lý giáo viên
8. Tính lương giao viên
9. Quản lý khách hàng và hợp đồng
10. Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc
11. Quản lý đại lý và cộng tác viên
12. Quản lý chương trình du học

QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ, TIN HỌC

1. Quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp

• Tìm kiếm thông tin học viên, lưu thông tin liên lạc.
• Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi
• Cập nhật kết quả học thử, xét tuyển
• Đăng ký nhập học cho từng học viên theo từng trình độ
• Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên
• Thống kê các nguồn học viên: Tự tìm tới trung tâm, Sales gọi điện thoại, học viên liên hê từ web…

2. Quản lý học viên

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học viên giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng
• Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu
• Nhắc nhở khi học viên vắng nhiều
• Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật,…của từng học viên trong toàn bộ khóa học
• Người quản lý theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên

3. Quản lý giáo viên

• Quản lý thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên
• Tuyển giáo viên mới
• Theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên
• Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên
• Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên
• Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm

4. Quản lý đào tạo

• Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
• Sắp xếp giáo viên giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
• Phân chia học sinh theo đúng trình độ và mong muốn của học viên
• Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học

5. Quản lý lớp học

• Phân chia lớp
• Phân loại theo từng cấp độ học
• Quản lý lịch học, thời khóa biểu
• Quản lý thông báo đến toàn lớp
• Quản lý kết quả học tập của lớp
• Chuyển lớp
• Nhắc nhở khi lớp có học viên mới
• Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại

6. Quản lý thu chi

• Quản lý thu học phí của học viên
• Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
• Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên
• Theo dõi được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm
• Quản lý tổng quát được tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.

7. Quản lý kết quả học tập

• Quản lý điểm, kết quả học tập của học viên
• Tự động tính điểm trung bình của học viên
• Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoàn thành xong chương trình để chuyển tiếp lên các lớp học có trình độ cao hơn
• Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống

8. Tính lương

• Kết xuất bảng tính lương giáo viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy
• Tính lương cho nhân viên theo các hình thức trả lương: theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng
• Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian
• Tự động tính thuế TNCN, trích BHXH của nhân viên theo biểu tính thuế
• Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính để chuyển trả lương cho nhân viên
• Theo dõi, xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm khi có phát sinh

QUẢN LÝ TRUNG TÂM DU HỌC

1. Quản lý thông tin khách hàng

• Họ tên, địa chỉ, điện thoại, email1, email 2, facebook, trường đang học…
• Upload ảnh, tài liệu liên quan
• Ngành muốn học, trường mong muốn học, chương trình học, loại visa, nước đến
• Nguồn khách hàng, tỉnh thành, quận huyện, cộng tác viên…
• Thông tin bố, mẹ: Tên, điện thoại, email, địa chỉ nhà riêng, địa chỉ cơ quan, thắc mắc của phụ huynh…

Phân loại khách hàng theo:

• Loại khách hàng ( tiềm năng, visa, du học, dịch thuật…)
• Nguồn ( KH cũ, KH gọi điện đến, cộng tác viên, hội nghi…)
• Tỉnh thành, quận huyện
• Chương trình học
• Nhân viên chăm sóc khách hàng
• Nước đến
• Khâu làm hồ sơ: Visa, duyệt hồ sơ, sau visa, sau du học

 Quản lý các tài liệu liên quan đến  khách hàng

• Upload, xem và Download hình ảnh, File đính kèm của khách hàng
• Upload, xem và Download hợp đồng của khách hàng

2. Quản lý Hợp đồng

• Thông tin hợp đồng, giá trị hợp đồng, chi phí ( cộng tác viên, đi lại…), hoa hồng, vé…
• Nhắc nhở hợp đồng sắp hết hạn
• Nhắc nhở công nợ phải thu
• Báo cáo doanh thu, công nợ
• Lọc danh sách hợp đồng theo tiêu chí: Trạng thái thanh toán ( đã thanh toán hết, chưa thanh toán, chưa thanh toán hết), trạng thái ( đang thực hiện, đã thực hiện, đã thanh lý), nhân viên chăm sóc…
• Tìm kiếm HĐ theo từ khóa, theo khách hàng

3. Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc

• Thông tin giao dịch: nội dung gọi điện, công việc, phản hồi của KH, kết quả làm việc
• Đặt lịch gọi điện, làm việc với khách hàng theo thời gian
• Nhắc nhở lịch hẹn khi đến hẹn
• Quản lý công việc được giao, đã giao và tự giao
• Tra cứu lịch sử giao dịch của 1 KH
• Báo cáo công việc, cuộc gọi của khách hàng hay nhân viên theo thời gian

4. Quản lý đại lý, cộng tác viên

• Thông tin đại lý, công tác viên: họ tên, địa chỉ,email, điện thoại, tài khoản
• Báo cáo danh sách KH đã giới thiệu thành công, số tiền nhận hoa hồng theo tên cộng tác viên
• Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác

5. Quản lý danh sách chương trình học

• Tên trường
• Loại hình
• Chi phí 
• Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhanh, chính xác
• Báo cáo danh sách KH, hợp đồng theo chương trình học

 Hệ thống báo cáo da dạng

• Báo cáo khách hàng theo nhiều tiêu chí
• Báo cáo hợp đồng, doanh thu, công nợ, chi phí

Báo cáo cuộc gọi, công việc